Früher Trend, heute Standard: Outsourcing – beispielsweise von der Logistik – ist heutzutage in vielen Unternehmen gang und gäbe. Denn so lassen sich sämtliche Ressourcen auf das Kerngeschäft anwenden. Allerdings ist das Thema vielschichtig und bietet einige Fallstricke. Wir erklären, worauf es ankommt und welche Vor- und Nachteile Outsourcing bietet.  

Was ist Outsourcing?

Outsourcing bezeichnet im Grunde nichts anderes als die Auslagerung von bisher intern erbrachter Unternehmensaufgaben und -strukturen an externe Dienstleister. Ein klassisches Beispiel ist hier die Kundenhotline, die heutzutage bei vielen Unternehmen von einem externen Call-Center übernommen wird. Aber auch die IT oder Logistik sind beliebte Bereiche, die ausgelagert werden.

Ziele sind insbesondere, den Arbeitsaufwand zu senken und Kosten einzusparen sowie die Möglichkeit, sich mehr auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Outsourcing eignet sich dabei nicht nur für große Konzerne. Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) können vom Auslagern verschiedener Aufgabenbereiche profitieren.

Wann lohnt sich Outsourcing?

Nicht zuletzt aufgrund der Globalisierung tummeln sich in allen Branchen heute mehr Mitbewerber als früher. Der Wettbewerbsdruck ist für die Unternehmen demnach ungleich höher als früher. Um anderen eine Nasenlänge voraus zu sein, kann es sich daher lohnen, Bereiche wie zum Beispiel die Logistik auszulagern. Im besten Fall profitieren dann beide Seiten: Das eine Unternehmen, weil es seinen Arbeitsaufwand senkt und die Ressourcen in einem anderen Bereich anwenden kann. Das andere, weil es einen lukrativen Auftrag erhält.

Grundsätzlich birgt das Outsourcing logistischer Prozesse aber auch Risiken und kann im eigenen Hause für Unruhe sorgen. Damit es erfolgreich verläuft, sollte daher zunächst genau geprüft werden, ob es sinnvoll ist, die Prozesse aus der eigenen Hand zu geben. Dabei ist es sinnvoll, Vor- und Nachteile gegenüberzustellen und  zunächst den Ist-Zustand zu erfassen und zu analysieren. Vielen Unternehmen fehlen die Ressourcen und das Know-how für die Planung, Bewertung und Durchführung einer Auslagerung bestimmter Prozesse. Die Wahl eines kompetenten und erfahrenen Partners ist daher von zentraler Bedeutung.

Vorteile des Outsourcings

Im Idealfall nimmt der gewählte Dienstleister einem alle Sorgen, sodass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit voller Energie auf „wichtigere“ Aufgaben konzentrieren können. Die zentralen Vorteile in der Übersicht:

• Kostenersparnis: Einer der Hauptgründe für das Outsourcing vieler Unternehmen ist es, dass viele Prozesse zu geringeren Kosten und mit besserer Qualität von externen Dienstleistern erledigt werden können, die über mehr Erfahrung in dem Bereich verfügen. Das gilt insbesondere für Aufgaben im Ausland. Außerdem lassen sich die Ausgaben zumeist besser kalkulieren, da zu Beginn ein Vertrag mit allen Kosten geschlossen wird.
• Kerngeschäft stärken: Outsourcing befreit das Tagesgeschäft von Nebensächlichkeiten. Werden „ungeliebte“ Aufgaben wie IT-Administration, Kundenservice oder Logistik ausgelagert, können sich die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter voll und ganz auf ihre Kernaufgaben fokussieren.
• Weniger gebundenes Kapital: Für viele der oben genannten Bereiche werden nicht nur Fachkräfte, sondern auch die entsprechende Infrastruktur und Technologie benötigt. Durch Outsourcing werden diese Investitionen gespart, da der Dienstleister sie stellt.
• Zugriff auf Fachwissen: Der externe Dienstleister ist Experte auf seinem Fachgebiet und lässt seine Arbeiten durch geschulte Leute erledigen.

Nachteile des Outsourcings

In der Theorie klingt das Outsourcing fast immer gut. Allerdings gibt es auch einige Schwierigkeiten, die aufkommen können. Folgende Nachteile können sich ergeben:

• Kostenintensive Recherche: Der Weg zum passenden Dienstleister kann lang und teuer werden. Es muss recherchiert, getestet und entschieden werden, welches Angebot in Frage kommt. Dieser Prozess beschäftigt das eigene Personal und kostet Geld.
• Abhängigkeit: Dem Unternehmen, das sich für das Outsourcing entschließt muss klar sein, dass es sich in eine Abhängigkeit begibt. Ohne eigenes Verschulden kann es daher zur Nichteinhaltung von Terminen oder Ausfällen kommen. Je mehr Bereiche ausgelagert werden, desto größer wird die Gefahr, dass Schäden für das eigene Geschäft entstehen.
• Kommunikationsschwierigkeiten: Je mehr Dienstleister und Fachkräfte beteiligt sind, desto schwieriger wird die präzise Abstimmung und es kann zu Missverständnissen kommen. Verschärft wird das Problem dadurch, dass der fachliche Wissensstand der Beteiligten in der Regel sehr unterschiedlich ist.
• Datenschutz: Das betrifft insbesondere die Bereiche Personalverwaltung, Gehaltsabrechnungen oder das Recruiting, bei denen sensible Unternehmensdaten im Umlauf sind. Werden diese Abteilungen an Externe vergeben, setzt man sich dem Risiko aus, sensible Daten an Dritte weiterzugeben.

Outsourcing – ja oder nein?

Nur wenn die Chancen die Risiken unter Berücksichtigung der eigenen Optimierungsmöglichkeiten überwiegen, ist ein Outsourcing vorteilhaft. Daher ist bei diesem Thema höchste Sensibilität gefordert. Entscheidet sich ein Unternehmen für das Outsourcing, müssen sämtliche Schnittstellen zwischen Dienstleister und Auftraggeber genau definiert und optimal aufeinander abgestimmt werden. Nur dann gibt es später keine Probleme.

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