Warenbestände gehören zu den größten Kapitalbindern für Unternehmen. Vor diesem Hintergrund bietet ein effizientes Bestandsmanagement besonders viel Potenzial hinsichtlich der Kostenoptimierung. Denn eine Verringerung der Lagervorräte senkt auch den Kapitalaufwand und schafft so direkten unternehmerischen Spielraum. Viele Unternehmen planen von Haus aus häufig eher mit zu hohen als zu niedrigen Beständen. Dies ist vom Grundsatz her auch sinnvoll, denn so werden Lieferengpässe in jedem Fall vermieden. Jedoch können Konjunkturschwankungen und Umsatzeinbrüche diese Unternehmen aufgrund hoher Fixkosten in Krisen treiben.

Bestandsmanagement garantiert optimale Lagermenge

Einrichtung, Inventur, Verwaltung und gegebenenfalls Verschrottung oder Umarbeitung: Gelagerte Güter kosten Geld. Wer zu hohe Bestände vorhält, dem kann an anderer Stelle Kapital fehlen. Mit einem effektiven Bestandsmanagement lässt sich dies vermeiden: Ziel ist es, Unternehmen mit den für die Produktion oder Dienstleistungserbringung benötigten Gütern zu versorgen.

Dabei geht es um mehr als die bloße Überwachung der Warenein- und ausgänge: Das Bestandsmanagement umfasst sämtliche Entscheidungen und Handlungen in einem Unternehmen, die Einfluss auf die Lagerbestände in der Supply Chain haben und verknüpft dabei die Material- und Güterflüsse mit der Kundennachfrage.

Am Beginn steht die Materialanalyse

Um einen reibungslosen Produktionsprozess sicherzustellen ist es erforderlich, die benötigten Materialien nach folgenden Kriterien bereitzustellen:

• Menge
• Art
• Qualität
• Termin
• Kosten

Zunächst empfiehlt sich hierzu eine Materialanalyse, um zum Beispiel herauszufinden, welche Warengruppen von entscheidender Bedeutung für den Unternehmenserfolg sind oder für welche Warengruppen ein hoher Verbrauch abzusehen ist. Eines der am weitverbreitetsten Verfahren dafür ist die ABC/XYZ-Analyse.

Der erste Teil dieses Verfahrens (ABC-Analyse) zielt darauf ab, ein Mengen/Wert-Verhältnis zu ermitteln. Resultierend daraus werden „wichtige“ Teile von den „unwichtigen“ abgegrenzt. In der Regel bestimmen rund 20 Prozent der Materialien 80 Prozent des gesamten Jahresverbrauches (Pareto-Prinzip). Auf diese wird der Fokus gesetzt und sie werden Markt-, Preis- und Kostenstrukturanalysen sowie gründlichen Bestandsüberwachungen unterzogen. Zudem werden für sie kontinuierlich effizientere Lieferoptionen gesucht. Für die umsatzschwachen Produkte sollten die Prozesse hingegen stark vereinfacht werden und es sollte zum Beispiel auf Sammelbestellungen und eine vereinfachte Bestandsüberwachung zurückgegriffen werden.

Im zweiten Teil der Methode, werden bei der XYZ-Analyse der Verbrauch und die Vorhersagegenauigkeit der zu bestellenden Güter untersucht. Durch die Kombination der beiden Verfahren können die optimalen Bereitstellungs- und Bestellmaßnahmen erarbeitet werden. Zudem wird eine verlässliche Datengrundlage geschaffen, welche die Ist-Situation detailliert widerspiegelt. Auf dieser Basis erfolgt anschließend das Bestandsmanagement in drei Prozessschritten:

• Bedarfsplanung
• Lagerbestandsplanung
• Beschaffungsplanung

Lagerbestandsplanung fixiert Bestände

In der Lagerbestandsplanung werden anschließend die notwendigen Bestände festgelegt. Sie soll eine Unterbrechung des Warenflusses vom Lager zum Verkauf und des Materialflusses vom Materiallager zur Produktionsstätte verhindern. Zudem wird hier auch das optimale Verhältnis zwischen Sicherheits- und Höchstbeständen ermittelt, um die Kosten innerhalb der Materialwirtschaft insgesamt zu senken.

Die Höhe des Sicherheitsbestandes wird durch den Lieferbereitschaftsgrad (Servicegrad) bestimmt. Dieser errechnet sich aus der Anzahl der ausgeführten Lieferungen geteilt durch die Anzahl der gesamten Bestellungen. Dabei ist zu beachten, dass eine Steigerung des Lieferbereitschaftsgrades oftmals mit überproportional ansteigenden Lagerkosten verbunden ist. Wie hoch der Lieferbereitschaftsgrad sein muss, hängt von vielen Faktoren ab und muss für jedes Gut einzeln bestimmt werden.

Beschaffungsplanung regelt Bestellmenge

Schließlich wird in der Beschaffungsplanung die Bestellstrategie inklusive der Bestellpunkte und -menge festgelegt. Hierzu erfolgt die Berechnung des Sollbestandes. Wird dieser unterschritten, wird eine Bestellung ausgelöst. Der Sollbestand ist dabei für andersgeartete Artikelgruppen verschieden. Zudem muss der Istbestand stets im Auge behalten werden. Gleicht sich dieser dem festgelegten Mindestbestand an, muss eine Bestellung ausgelöst werden.

Auch die Menge der Bestellung wird im Rahmen der Beschaffungsplanung bestimmt. Um die richtige Bestellmenge zu berechnen, müssen Lagerhaltungskosten, Bestellkosten, Lager- und Wareneingangskapazitäten sowie die Einkaufskonditionen miteinbezogen werden. Generell orientieren sich die Bestellmengen an den in der Beschaffungsplanung festgelegten Mindestbeständen. Zu beachten ist dabei: Je kleiner die Losgrößen, desto geringer sind die Kosten für die Lagerung.

Legt ein Unternehmen seine Strategie fest, ist es damit nicht getan. Sie sollte zusätzlich einem regelmäßigen Controlling unterzogen werden, zum Beispiel am Ende eines Geschäftsjahres. Dadurch wird die gewählte Beschaffungsstrategie überprüft und kann an eventuell veränderte Bedingungen angepasst werden.

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